잘 쓴 비즈니스 이메일은 가장 기본적이면서도 중요한 업무 스킬이라고 할 수 있습니다. 왜냐하면 동료, 상사, 고객사, 클라이언트와의 일상적인 소통을 책임지는 핵심 도구이기 때문이죠.
학계와 비즈니스 분야에서 이메일로 소통하는 사람이 정말 많은데요, 학생이든 직장인이든 이메일 작성법은 꼭 알아둬야 할 필수 역량이랍니다.
이 가이드에서는 프로페셔널한 이메일을 작성하는 방법과 함께 구체적인 팁, 제안, 그리고 비즈니스 이메일 커뮤니케이션에서 해야 할 것과 하지 말아야 할 것들을 자세히 알려드리겠습니다. 😊
당신의 글쓰기를 한 차원 높여보세요. 센텐시파이가 당신의 커뮤니케이션을 돕습니다.
비즈니스 이메일이란?
비즈니스 이메일은 동료, 상사, 직원, 학생, 교수, 입사 지원자와 채용 담당자 등, 전문적인 관계에서 주고받는 이메일을 말합니다. 프로페셔널한 이메일은 명확하고 바로 실행할 수 있는 메시지를 담고 있는 것이 중요합니다.
- 회의 일정 조율
- 질문 또는 답변
- 진술이나 지시 사항 명확히 하기
- 이전 커뮤니케이션에 대한 후속 조치 (Follow-up)
- 수신자에게 마감일 상기시키기
- 특정 사안에 대해 설명하기
비즈니스 이메일은 동료, 상사, 직원, 학생, 교수님, 입사 지원자 및 채용 담당자 등, 격식을 갖춰야 하는 관계에서 주고받는 이메일을 의미합니다. 따라서 프로페셔널한 인상을 주는 이메일은 명확하고 바로 실행할 수 있는 내용을 담는 것이 중요하답니다.
회의 참석에 대한 감사를 표하거나 주말 인사를 전하는 가벼운 메시지일 수도 있지만, 대개 이메일은 직장 내 '업무'와 관련된 내용이 주를 이루고 있어요.
💡 팁: 센텐시파이의 글쓰기 AI 기능으로 생산성을 확 높여보세요! 몇 번의 클릭만으로도 아주 잘 다듬어진 이메일 초안이 뚝딱 만들어집니다.
"이메일 및 문서 사용 벤치마크" 보고서에 따르면, 직원의 91%가 고객과 이메일로 소통하고, 61%는 다른 소통 방식보다 이메일을 선호한다고 합니다.
프로페셔널하게 이메일을 작성하는 방법을 알아두면 받는 사람에게 좋은 인상을 줄 수 있을 뿐만 아니라, 소속된 회사나 조직의 이미지까지 긍정적으로 만들어준답니다. 혹시 입사 지원을 준비 중이시라면, 잠재적 고용주에게는 일에 대한 열정을, 과제를 열심히 해야 하는 학생이라면 교수님께 성실함을 어필할 수 있을 거예요.
비즈니스 이메일의 특징
- 전문적인 어조 (Tone)
- 적절한 인사말 (Greeting)
- 명확하고 직접적인 제목 (Subject line)
- 목적을 명시하는 간결한 메시지 (Concise message)
- 다음에 취해야 할 행동을 설명하는 적절한 맺음말 (Closing)
- 서명 (Sign-off)
비즈니스 이메일이 필요한 상황
전문적이거나 학술적인 환경에서 이메일을 보내야 하는 모든 순간에 해당됩니다.
- 동료 및 상사와의 커뮤니케이션
- 거래처, 파트너, 고객 등 조직 외부인과의 커뮤니케이션
- 교수 및 학교 행정 담당자와의 커뮤니케이션
- 정부 관료 및 공공기관 담당자와의 커뮤니케이션
- 채용 지원 과정에서의 커뮤니케이션
- 고객 서비스 팀과의 커뮤니케이션
원칙적으로 친구나 가족에게 보내는 이메일이 아니라면, 비즈니스 이메일 가이드라인에 맞춰 작성하는 것이 좋아요. 만약 수신자에게 불만이 있거나 화가 난 상태, 즉 '항의 메일'을 쓸 때도 예외는 아니랍니다. 😉
프로페셔널한 이메일 작성을 위한 8가지 팁
1. 제목에 핵심 주제를 포함하세요
수신자님께서 메일함에서 가장 먼저 보시는 건 제목이잖아요. 마케팅 이메일에서 제목은 수신자님께서 메일을 열어보시느냐, 아니면 그냥 삭제하시느냐를 결정짓죠. 제목은 간결하고, 시선을 사로잡으면서, 내용과 관련 있어야 하는 거, 잊지 마세요!
제목에 이메일 내용을 명확하게 써주는 게 좋아요. 한국에서는
[대괄호]를 사용해서 메일 종류를 표시하는 게 효과적이니 참고하세요. (예: [Sentencify] 10월 2차 미팅 일정 조율 요청)참신하거나 눈길을 끄는 제목을 쓸 필요는 없어요. 받는 사람은 이메일을 효율적으로 확인하고 답장할 수 있도록 명확한 제목을 선호할 거랍니다.
2. 수신자를 적절하게 호칭하세요
최고의 방법은 "OOO님"이나 "OOO 팀장님"처럼 받는 사람의 이름과 직함을 함께 언급하는 것이랍니다. 만약 받는 사람의 이름을 모른다면, "OOO팀 담당자님께"와 같이 부서를 명시해도 괜찮아요.
또는 "안녕하세요, OOO님"처럼 시작할 수도 있는데, 이는 주로 이미 관계가 형성된 동료나 상사에게 사용하면 더욱 친근하게 느껴질 거예요.
3. 하나의 주제에 집중하세요
프로페셔널한 이메일은 하나의 주제만 다루어야 해요. 질문이든, 요청이든, 답변이든, 설명이든 이메일의 주요 내용은 이 주제에만 맞춰져야 더욱 효과적이랍니다.
이메일 작성 시 간결함이 중요하지만, 핵심 정보는 빠뜨리지 않도록 주의하세요. 여기서 '간결함'이라는 것은 "꼭 필요한 만큼만 길게" 쓰는 것을 뜻해요.
4. 서명을 포함하세요
이메일 맺음말(보통 실행 요청이나 감사의 말이 포함됨) 다음에는, 정중한 끝맺음 인사와 함께 서명을 넣어주세요.
서명에는 상대방이 작성자님과 연락할 때 필요한 모든 정보(직책, 연락처, 이메일 주소 등)가 포함되어야 해요. '어차피 답장 버튼이 있는데 이메일 주소를 왜 넣지?'라고 생각하실 수도 있지만, 서명에 이메일 주소를 넣어두면 소통 과정에서 생길 수 있는 혼선을 미연에 방지할 수 있습니다.
5. 전송 전 반드시 확인하세요 (교정/교열)
보내기 버튼을 누르기 전에 이메일을 다시 한번 꼼꼼하게 읽어보시는 거 잊지 마세요! 오탈자나 맞춤법, 문법 실수가 없는지 빠르게 확인해 주시면 좋아요. 이메일에서 실수가 있으면 메시지 전체의 신뢰도가 떨어져 보일 수 있고, 보내는 사람이 비전문적으로 보일 수도 있거든요.
6. 가벼운 어조를 피하세요
대부분의 경우, 이모티콘이나 과도한 느낌표 사용을 자제하는 것이 좋습니다. 왜냐하면, 비즈니스 이메일은 격식 있는 어조로 작성되어야 하거든요.
문자 메시지에서 사용할 법한 줄임말이나 신조어, 또는 너무 편한 말투는 피하는 것이 좋겠죠? 또한, 후속 조치를 할 때, '지난번 메일에서 말씀드린 대로...'와 같이 딱딱하게 들릴 수 있는 표현은 삼가시는 게 좋겠습니다.
7. 당신의 말은 '기록'된다는 사실을 기억하세요
이메일은 다른 사람에게 쉽게 전달될 수 있다는 거, 다들 아시죠? 뿐만 아니라, 당신의 이메일을 다운로드, 인쇄하거나 스크린샷을 찍는 것도 가능하다는 사실! 잊지 마세요.
이메일은 '서면으로 남는 대화 기록'이랍니다. 혹시 기록으로 남기고 싶지 않은 내용이 있다면, 절대로 이메일로 이야기하지 않도록 주의하세요!
8. 지시 사항을 명확하게 하세요
수신자가 특정 파일이 어디에 저장되어 있는지, 혹은 당신이 최근 보고서에서 사용한 근거 자료가 무엇인지 이미 알고 있다고 가정하지 마세요.
언급하는 모든 것을 명확하게 설명하고, 해당하는 경우 링크를 포함하여 수신자가 당신이 무엇에 대해 말하고 있는지 정확히 알고 쉽게 접근할 수 있도록 하세요.
비즈니스 이메일 상황별 예시 3가지
예시 1. 문의에 대한 회신 (정보 제공/거절)
제목: [Sentencify] 여름 인턴십 프로그램 문의에 대한 답변입니다.
안녕하세요, OOO님.
Sentencify 여름 인턴십 프로그램에 관심을 가지고 문의해 주셔서 진심으로 감사합니다.
안타깝게도, 2026년도 여름 인턴십 프로그램은 모집이 마감되어 현재로서는 추가 지원이 어렵습니다.
하반기 신입 채용이 진행될 경우, OOO님께 가장 먼저 안내해 드릴 수 있도록 하겠습니다.
귀하의 관심에 다시 한번 감사드립니다.
좋은 하루 보내시길 바랍니다.
시몬 올림
Sentencify 인사팀장
예시 2. 내부 공지 (요청/알림)
제목: [공지] 퇴근 시 사무실 창문 및 냉난방기 전원 확인 요청
마하 님,
어제 공지해 드린 바와 같이, 퇴근 시 자리의 창문과 냉난방기 전원을 꼭 확인 부탁드립니다.
어젯밤에도 창문이 열려 있어 보안팀에서 다시 한번 연락을 받았습니다.
사무실 보안 및 에너지 절약을 위해 모두의 협조가 필요합니다.
감사합니다.
알렉세이 드림
예시 3. 콜드 메일 (미팅/영업 제안)
제목: [AcmeCo 스낵] OOO 대표님께 구독형 스낵 서비스 제휴를 제안 드립니다.
안녕하세요, OOO 대표님.
저는 구독형 도매 스낵 공급업체 AcmeCo 스낵의 대표 미리암 슈나이더입니다.
최근 링크드인에서 "사무실 간식 도매 벤더를 찾고 있다"는 대표님의 게시물을 인상 깊게 보았습니다.
저희는 현재 다수의 IT 기업에 맞춤형 스낵 구독 서비스를 제공하고 있으며, 합리적인 가격과 높은 만족도를 자랑합니다.
괜찮으시다면 이번 주 중 잠시(약 20분) 시간을 내어주실 수 있을까요? 저희 서비스와 가격 옵션에 대해 간단히 소개 드리고 싶습니다.
저희 여름 카탈로그가 필요하시면 언제든지 말씀해 주십시오. 훌륭한 신제품들이 많이 준비되어 있습니다.
저는 수요일, 목요일, 금요일 오후 1시부터 5시까지 가능합니다.
OOO 대표님께서 편하신 시간 2-3개를 알려주시면 바로 일정을 맞추겠습니다.
긍정적인 답변 기다리겠습니다.
감사합니다.
미리암 슈나이더 드림
AcmeCo 스낵 대표 (CEO)
"Need a snack? We’ve got your back."
프로페셔널 이메일 관련 자주 묻는 질문 (FAQ)
Q: 비즈니스 이메일이란 무엇인가요?
A: 학술적 또는 비즈니스 환경에서 전송되는 이메일로, 명확하고 실행 가능한 메시지를 담고 있는 공식적인 커뮤니케이션 수단입니다.
Q: 비즈니스 이메일은 언제 작성해야 하나요?
A: 동료, 상사, 고객, 거래처, 교수, 공공기관, 채용 담당자, 고객 서비스 등 사실상 친구나 가족을 제외한 거의 모든 공식적인 소통이 필요할 때 사용합니다.
Q: 비즈니스 이메일의 중요 요소는 무엇인가요?
A: 명확한 제목, 적절한 인사말(호칭), 간결한 본문, 수신자가 해야 할 행동을 명시한 맺음말, 그리고 공식적인 서명입니다.
새로운 글쓰기의 시작, 센텐시파이를 무료로 경험해보세요!
Focus on the big picture. We'll perfect the details.
Share article