공문(공식 서신) 작성 가이드
거래처에 보내는 제안서, 고객에게 보내는 사과문, 혹은 정부 기관에 보내는 질의서까지. 직장 생활을 하다 보면 메신저나 가벼운 이메일로는 해결할 수 없는, '무게감 있는 글'을 써야 할 때가 반드시 옵니다.
단어 선택 하나, 문장 부호 하나가 회사의 품격을 결정짓는 순간입니다. 센텐시파이가 프로 일잘러를 위해 한국 비즈니스 상황에 딱 맞는 공식 서신 작성의 정석을 정리해 드립니다.
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중요한 문서를 보낼 때, 문맥에 맞는 단어인지 확신이 서지 않나요?
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공식 서신(공문)이란 무엇인가요?
한국 비즈니스에서 공식 서신은 주로 '공문' 혹은 '격식 있는 이메일'의 형태를 띱니다. 이는 발신자와 수신자가 명확하고, 육하원칙에 의거해 작성되며, 회사의 공식적인 입장을 대변하는 문서를 뜻합니다.
사내 메신저가 대화라면, 공식 서신은 기록이자 증명입니다.
주로 사용되는 상황
제휴 및 영업 제안: 상대방에게 우리 회사를 처음 소개하고 협력을 요청할 때
공식 사과문: 서비스 장애나 실수에 대해 고객이나 거래처에 사과할 때
요청 및 통보: 가격 인상, 계약 갱신, 담당자 변경 등을 공식적으로 알릴 때
내용증명: 법적 효력이 필요한 통보를 할 때
공식 서신의 3단 구성
한국의 공식 문서는 행정안전부의 '행정 효율와 협업 촉진에 관한 규정'을 기반으로 한 비즈니스 관행을 따릅니다. 크게 두문, 본문, 결문으로 나뉩니다.
1. 두문
문서의 얼굴입니다. 누구에게, 누가 보내는지를 명시합니다.
수신 (To): 받는 사람의 직함이나 부서명을 정확히 기재합니다.
(예: ㈜한국무역 대표이사, 마케팅팀장 귀하)참조 (CC): 실무 담당자를 기재하여 업무 처리를 원활하게 합니다.
제목 (Subject): 문서의 목적을 한 문장으로 명확히 요약합니다.
(예: 2026년도 상반기 신규 솔루션 제안의 건)
2. 본문
핵심 내용을 담습니다. 한국 공문서는 '전문(인사말)'과 '주문(핵심 내용)'으로 구성됩니다.
전문: 의례적인 인사말입니다. (예: "귀사의 무궁한 발전을 기원합니다.")
주문: "아래와 같이 제안하오니 검토 바랍니다."라는 연결 문구 뒤에, 핵심 내용을 '다음(아래)' 표지 후 항목별로 정리합니다.
붙임: 첨부 파일이 있을 경우 본문 하단에 목록을 따로 기재합니다.
3. 결문
발신 명의: 회사명과 대표자 성명을 적고, 반드시 직인(도장)을 찍습니다. 이메일 본문의 경우 서명으로 대체합니다.
끝 표시: 본문 내용이 끝났음을 알리는 '끝' 자를 우측 하단에 표기하는 것이 원칙입니다.
실패하지 않는 작성 프로세스 5단계
빈 화면 깜빡이는 커서가 두렵다면, 다음 순서를 따르십시오.
1. 목표와 독자 설정
이 문서를 통해 얻고자 하는 것이 무엇입니까? 승낙인가요, 양해인가요? 그리고 이 글을 읽을 최종 결재권자는 누구입니까? 이에 따라 단어의 온도가 달라져야 합니다.
2. 표준 양식 준비
회사의 로고가 박힌 전용 서식을 사용하십시오. 글꼴은 '맑은 고딕'이나 '나눔고딕' 같은 깔끔한 산세리프체가 가독성에 좋습니다.
3. 명확한 제목과 첫 문장
제목은 낚시성이 아닌 '요약'이어야 합니다. 첫 문장은 상대방을 존중하는 태도(귀사의 발전을 기원 등)로 시작하되, 바로 본론으로 이어지는 연결 고리 역할을 해야 합니다.
4. 본문의 구조화
줄글로 길게 쓰는 것은 하수입니다.
개조식 활용: 핵심 내용은 번호를 매겨(1., 2., 3.) 간결하게 정리하십시오.
두괄식 배치: 결론이나 요청 사항을 먼저 제시하고, 근거를 뒤에 붙이십시오.
5. 검토 및 정제
오타는 신뢰를 무너뜨립니다. 맞춤법 검사는 기본이며, 혹시 모를 비문이나 감정적인 표현이 없는지 확인하십시오.
Tip: 문장이 매끄럽지 않나요? SENTENCIFY의 AI 교정 기능을 활용해 문장을 다듬어 보세요. "조금 더 정중하게", "더 간결하게" 수정할 수 있습니다.
흔히 저지르는 실수
불분명한 수신자: "관계자분께"보다는 구체적인 부서나 직책을 명시하는 것이 응답률을 높입니다.
감정적인 호소: 공식 문서는 팩트와 논리가 생명입니다. "너무 힘들어서..." 식의 감정 호소는 배제하십시오.
'귀하'와 '귀중'의 혼동: 개인에게는 '귀하', 단체나 부서에는 '귀중'을 씁니다. (예: 홍길동 팀장 귀하 / 마케팅팀 귀중)
첨부파일 누락: "붙임 참조"라고 써놓고 파일을 안 보내는 실수는 가장 빈번하면서도 치명적입니다.
공식 서신 템플릿
복사해서 상황에 맞게 수정하여 사용하십시오.
문서번호: 제 2026-00호
수 신: [수신 회사명] 대표이사 (또는 담당 부서장)
참 조: [실무 담당자 직함/성명]
제 목: [핵심 용건 요약, 예: 센텐시파이 기업용 솔루션 도입 제안의 건]
귀사의 무궁한 발전을 기원합니다.
당사는 AI 기반의 텍스트 에디팅 솔루션을 제공하는 [본인 회사명]입니다. 귀사의 업무 효율성 증대를 위해 아래와 같이 신규 솔루션을 제안드리오니, 검토하여 주시기 바랍니다.
- 다 음 -
가. 제안 명: 기업용 AI 라이팅 어시스턴트 도입 제안
나. 주요 특징:
사내 문서 톤 앤 매너 통일
다국어 자동 번역 및 교정 다. 기대 효과: 임직원 문서 작성 시간 30% 단축 라. 요청 사항: 솔루션 데모 시연을 위한 미팅 요청
위와 관련하여 추가 자료가 필요하시거나 문의 사항이 있으시면 아래 담당자에게 연락 주시기 바랍니다. 긍정적인 검토를 부탁드립니다.
[붙임]
회사소개서 1부.
제안서 상세본 1부. 끝.
[발신 날짜]
[발신 회사명] 대표이사 [성명] (직인생략)
상황별 예시: 신규 제휴 제안 이메일
만약 정식 공문이 아닌, 격식 있는 이메일을 보내야 한다면 아래와 같이 작성해 보세요. 조금 더 부드럽지만 전문성은 유지합니다.
제목: [제안] ㈜00테크와의 콘텐츠 제휴 제안 건
㈜00테크 마케팅팀 귀중,
안녕하십니까, ㈜00테크 담당자님.
글로벌 콘텐츠 에디팅 솔루션, 센텐시파이의 홍길동 매니저입니다.평소 귀사가 발행하는 뉴스레터를 통해 많은 인사이트를 얻고 있습니다. 귀사의 양질의 콘텐츠와 저희 센텐시파이의 기술력이 만나면, 독자들에게 더욱 가치 있는 경험을 제공할 수 있으리라 판단되어 제휴를 제안드립니다.
주요 제안 내용은 다음과 같습니다.
제휴 목적: 양사 뉴스레터 구독자 상호 유입 및 콘텐츠 품질 강화
제휴 방식:
센텐시파이 AI 툴을 활용한 귀사 영문 아티클 감수 지원
월 1회 공동 웨비나 개최
기대 효과: 귀사의 글로벌 독자층 신뢰도 확보 및 신규 리드 창출
자세한 내용은 첨부된 제안서를 확인해 주시면 감사하겠습니다. 검토 후 편하신 시간에 회신 주시면, 구체적인 논의를 위한 미팅 일정을 잡도록 하겠습니다.
감사합니다.
홍길동 드림홍 길 동 Sales Manager
| SENTENCIFY 010-1234-5678 | gildong@sentencify.ai
자주 묻는 질문(FAQs)
Q1. 이메일 본문에 내용을 다 쓰는 게 좋나요, 아니면 파일을 첨부하는 게 좋나요?
A. 사안의 '무게감'에 따라 결정하세요.
이메일 본문: 미팅 일정 조율, 단순 자료 요청, 진행 상황 공유 등 신속한 소통이 목적일 때 적합합니다.
첨부 파일(PDF/공문): 견적서 제출, 계약 관련 논의, 공식 항의, 제휴 제안 등 기록 보존이 필요하거나 결재가 필요한 사안일 때는 정식 공문 양식(PDF)을 첨부하고, 이메일 본문은 요약만 적는 것이 원칙입니다.
Q2. 수신인 뒤에 붙는 '귀하'와 '귀중'의 차이는 무엇인가요?
A. 받는 대상이 '사람'인지 '단체'인지에 따라 다릅니다.
귀하 (貴下): 특정 개인에게 보낼 때 사용합니다. (예: 홍길동 팀장 귀하, 김철수 대표이사 귀하)
귀중 (貴中): 특정 부서나 회사/단체 전체를 대상으로 할 때 사용합니다. (예: 센텐시파이 귀중, 마케팅팀 귀중)
담당자 이름을 모른다면 '담당자님께'라고 쓰는 것이 가장 무난합니다.
Q3. 맺음말에 '드림', '올림', '배상' 중 무엇을 써야 하나요?
A. 상대방과의 관계와 격식 수준에 따라 선택하세요.
드림: 가장 일반적으로 쓰이는 표현입니다. 동등한 관계나 일반적인 비즈니스 이메일에서 "김민수 드림"이라고 쓰면 됩니다.
올림: 윗사람이나 연장자에게 예의를 갖출 때 사용합니다. (예: 제자, 부하직원 입장)
배상 (拜上): "절하며 올린다"는 뜻으로, 아주 극존칭이 필요한 경우나 공식적인 사과문에서 주로 사용합니다. 일반적인 이메일에서는 다소 과하게 느껴질 수 있습니다.
Q4. 영문 서신과 국문 공문의 결정적인 차이는 무엇인가요?
A. '배치'와 '결론의 위치'가 다릅니다.
영문 서신: 주소를 상단 헤더에 배치하고, 결론(목적)을 첫 문단에 바로 제시하는 직선적 구조를 선호합니다.
국문 공문: '두문-본문-결문'의 형식을 엄격히 따르며, 예의를 갖추는 인사말(전문)로 시작해 본론으로 들어가는 단계적 구조를 가집니다. 또한 문서 끝에 '끝.' 표시를 하는 것이 특징입니다.
